Il Policlinico di Sant’Orsola è un contesto dinamico e multidimensionale, articolato in 32 padiglioni e attraversato ogni giorno da circa 20.000 utenti con bisogni differenti: pazienti, caregiver, personale e studenti vivono l’ospedale con ruoli, aspettative e stati emotivi differenti, richiedendo un approccio capace di leggere, gestire e integrare le necessità così da far sentire ognuno accolto nella comunità del Policlinico. Per affrontare la crescente complessità dei bisogni e migliorare l’esperienza di chi vive l’ospedale, negli ultimi anni l’Azienda ha avviato un percorso di innovazione organizzativa fondato su metodologie collaborative e approcci centrati sull’utente.
Già nell’ambito della collaborazione avviata nel 2020 con l’Organizzazione Mondiale della Sanità, l’Azienda ha partecipato al caso studio The Hospital of Tomorrow, progetto volto a pianificare, gestire e innovare le strutture ospedaliere durante la pandemia di COVID‑19 attraverso un metodo olistico e partecipativo, con particolare attenzione ai modelli di lavoro, ai processi comunicativi e alle competenze coinvolte. Il caso studio ha contribuito a orientare lo sviluppo e l’implementazione dei successivi standard e procedure, tecniche e organizzative, utili a rendere l’ospedale più efficiente, innovativo e resiliente.
Nel gennaio 2023 è stata avviata una collaborazione strategica con il Dipartimento di Architettura dell’Università di Bologna per applicare la metodologia del service design: è stato istituito un team dedicato con l’obiettivo di integrare la ricerca accademica e la pratica ospedaliera con lo scopo di migliorare l’efficienza della struttura e i percorsi di cura ponendo al centro l’utente, identificando i suoi bisogni attraverso un approccio che va oltre la semplice ricerca di soluzioni immediate per dare valore al processo stesso.
Per facilitare la comunicazione tra i progettisti e i professionisti del Policlinico, è stato adottato il modello del Double Diamond del Design Council britannico, che si basa sull’alternanza tra pensiero divergente ed esplorativo e pensiero convergente e di sintesi, sviluppandosi in quattro fasi non strettamente lineari ma iterative: esplorazione, definizione, ideazione e sviluppo e implementazione.
L’approccio ha portato allo sviluppo di diverse soluzioni per migliorare l’accoglienza, l’accessibilità e l’orientamento, come la creazione di un sistema automatizzato per il ritiro e rilascio di carrozzine, utilizzabile in autonomia anche fuori dagli orari di apertura; una riqualificazione delle aree esterne, che è partita con l’inserimento di un food truck per la vendita di cibo sano, migliorando la permanenza di pazienti, studenti e accompagnator; un promemoria di visita attraverso la riprogettazione del layout grafico dei fogli di prenotazione ambulatoriale (data, luogo, istruzioni operative sono state riorganizzate gerarchicamente per ridurre il sovraccarico cognitivo, rendendo il documento più leggibile e favorendo l’autonomia di orientamento del paziente).